各研究生培养单位：

为确保归档工作的高效、及时和归档案卷的齐全、完整，现将2023年归档工作有关事宜通知如下：

一、归档范围及时间

归档范围为2022年6月、9月和12月授予学位的博士、硕士研究生学位论文及评审材料等。

归档截止时间：2023年6月26日

二、归档流程

工作内容见下表，流程参见附件1。

序号	工作内容	责任人	工作要求
1	录入档案	单位档案管理员	录入完成后立即联系学位助理审核录入信息
2	打印卷内文件目录，提交所有纸质材料	单位档案管理员	学位助理审核纸质材料并反馈结果
3	修改完善纸质材料	单位档案管理员	学位助理再次审核
4	档案审核	档案馆老师	审核反馈信息
5	档案系统提交审核	学位助理
6	打印装订	单位档案管理员、学位助理	拆除订书针，左低对齐，采用三孔一线法装订
7	档案移交	单位分管老师	须本单位分管老师完成，尽早移交

三、归档要求

1.各单位应高度重视文件材料的收集归档工作。各立卷单位档案工作分管领导应及时部署档案归档工作；兼职档案员应及时按照要求做好立卷归档工作，并确保归档材料的规范、系统、齐全、完整,。

2.归档材料必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、未作任何标记、不含订书钉等金属物。如有附件，应一并归档。

3.在归档纸质档案材料的同时，应将电子版档案材料一并归档，并确保纸质材料和电子文件的一致性。电子档案材料应在转换为PDF格式后，再上传归档。

4.教学档案中的录取表、成绩表、学籍表、调配表、学历学位信息登记表、考研试题等材料在网上立卷时，需在卷内文件目录的“文件字号”等字段录入相关信息，著录规则详见附件1。

5.归档材料不要遗漏，须根据2022年6月和12月授予学位的博士、硕士研究生名单，逐一录入信息。

四、其他

各单位如有新的老师或学位档案助理参加研究生学位档案归档工作，请加入工作群（群号：632695587），二维码见下图。

附件1：2022年度学位档案整理情况说明.docx

研究生工作部

2023年4月19日