各研究生培养单位：

为确保归档工作的高效、及时和归档案卷的齐全、完整，现将2024年归档工作有关事宜通知如下：

一、归档范围及时间

归档范围为各研究生培养单位（简称“单位”，下同）2023年度授予学位的博士、硕士研究生的课程成绩单、学位论文、学位审批材料等。

归档截止时间：2024年6月28日

二、归档流程

工作内容见下表，整理内容及流程参见附件1。

序号	工作内容	责任人	工作要求
1	录入档案	研究生培养单位档案管理员	在档案管理系统录入信息，完成后立即联系学位助理审核录入信息
2	打印卷内文件目录，提交所有纸质材料	研究生培养单位档案管理员	学位档案助理审核纸质材料并反馈结果
3	修改完善纸质材料	研究生培养单位档案管理员	学位档案助理须再次审核
4	档案审核	档案馆老师	审核反馈信息
5	档案系统提交审核	学位档案助理	认真审核，确保信息有效完整
6	打印装订	研究生培养单位档案管理员、学位档案助理	拆除订书针，左侧底部对齐，采用三孔一线法装订
7	档案移交	研究生培养单位分管老师	须本单位分管老师完成，提前预约学位档案助理

三、归档要求

1.各单位应高度重视文件材料的收集归档工作。各立卷单位档案工作分管领导应及时部署档案归档工作；兼职档案员应及时按照要求做好立卷归档工作，并确保归档材料的规范、系统、齐全、完整。

2.归档材料必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、未作任何标记、不含订书钉等金属物。如有附件，应一并归档。

3.在归档纸质档案材料的同时，应将电子版档案材料一并归档，并确保纸质材料和电子文件的一致性。电子档案材料应在转换为PDF格式后，再上传归档。

4.教学档案中的录取表、成绩表、学籍表、调配表、学历学位信息登记表、考研试题等材料在网上立卷时，需在卷内文件目录的“文件字号”等字段录入相关信息，著录规则详见附件1。

5.归档材料不要遗漏，须根据2023年度授予学位的博士、硕士研究生名单，逐一录入信息。

四、其他

1.各单位在档案管理系统中录入信息后，需再次核对授予学位人员名单，不得漏录。无误后，请及时联系学位档案助理，根据助理的时间安排分批有序提交相关材料。

2.各单位如有新的老师或学位档案助理参加研究生学位档案归档工作，请加入工作群（群号：632695587），二维码见下图。

附件1：2023年度学位档案整理情况说明

研究生工作部

2024年4月3日